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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SIVAR S.A.S.

  1. Información de la empresa Responsable del Tratamiento de información personal: SIVAR S.A.S., se permite informar a todos los interesados, que los datos personales que obtenga en virtud de las operaciones que se celebren con la sociedad, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia.

Para todos los fines pertinentes, el domicilio de SIVAR S.A.S. será Carrera 30 #7AA-207, Oficina 5005 Edificio Torre Scaglia ciudad de Medellín, teléfono: (57) 3128039189. Correo electrónico: proyectos@sivargroup.com – info@sivargroup.com  y página web http://www.sivargroup.com.

  1. La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento, a través de los procedimientos de SIVAR S.A.S., para de esta forma, dar cumplimiento a la ley, las políticas y los procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
  2. Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de SIVAR S.A.S., considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que opere como encargada del tratamiento de datos personales. La política está dirigida a que los Titulares en general tengan a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos pueden ejercer.
  1. Definiciones
  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  8. Categorías especiales de datos 
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

Tratamiento de datos sensibles: Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Autorización especial de datos personales sensibles: SIVAR S.A.S. informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus Titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad y la adecuada prestación de los servicios.

Derechos de los niños, niñas y adolescentes: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido.

  1. Finalidades: De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, SIVAR S.A.S. realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. Los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:
  • Clientes y Usuarios: El tratamiento de Datos Personales por parte de SIVAR S.A.S. tendrá las siguientes finalidades:
  1. Controlar las solicitudes relacionadas con los servicios prestados por la Empresa.
  2. Remitir las respuestas de las peticiones, quejas y reclamos a los clientes y usuarios.
  3. Adelantar los trámites relacionados con la prestación del servicio o la entrega del producto.
  4. Adelantar gestiones de cobro.
  5. Enviar información comercial y publicitaria relacionada con los productos y servicios que ofrece la empresa.
  6. Realizar campañas, actividades de divulgación, capacitaciones y webinar.
  7. Actualizar bases de datos.
  8. Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias, relacionados con las preferencias de los clientes y usuarios.
  9. Transferir información a terceros. La transferencia de datos a terceros podrá conllevar una retribución económica por parte del tercero a favor de SIVAR S.A.S.
  • Trabajadores:
  1. Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social.
  2. Realizar campañas de bienestar laboral.
  3. En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de videovigilancia o grabación su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.
  4. Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.
  5. Reportar pagos por parte de la empresa, emisión de certificados de ingresos y retenciones.
  6. Realizar campañas del SG-SST.
  • Proveedores y contratistas:
  1. Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con éstos.
  2. Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.
  3. Reportar pagos y emitir certificados
  4. Recolección de datos. Los datos son directamente otorgados por el titular, así:
  • Información de clientes y usuarios:
  1. Al diligenciar el formato de solicitud de apertura de cliente.
  2. En actividades de posicionamiento de la marca como webinar, capacitaciones y otros.
  3. Al actualizar y crear los registros de usuario en las diferentes aplicaciones y plataformas administradas por SIVAR S.A.S.
  4. Durante el contacto telefónico y virtual con los usuarios y clientes.
  • Información de trabajadores:
  1. Al aportar la documentación solicitada en la lista de documentos del empleado.
  2. Información contenida en las hojas de vida entregadas en los procesos de vinculación.
  3. Información obtenida dentro de campañas del SG-SST.
  4. Información obtenida para adelantar programas de bienestar laboral.
  • Información de proveedores:
  1. Al aportar la documentación solicitada en la lista de documentos del prestador de servicios.
  2. Solicitud de documentos para creación en base de datos (Registro Único Tributario, Certificado de existencia y Representación legal, Certificación bancaria).
  3. Envío de circularizaciones de proveedores.
  4. Actualización de datos de contactos

PARÁGRAFO. La recolección y el tratamiento de los datos se hacen con la previa autorización del titular.

  1. Clase de información que reposa en nuestras bases de datos. Los datos que reposan en nuestras bases de datos son los siguientes:
  2. Datos de identificación: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento, edad, huella, etc.
  3. Datos de ubicación: como los relacionados con la actividad comercial o privada de las personas como dirección, teléfono, celular, correo electrónico, etc.
  4. Datos de contenido socio económico: como estrato, propiedad de la vivienda, Datos financieros, crediticios y/o de carácter económico de las personas, Datos patrimoniales como bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, responsabilidades tributaras, etc.
  5. Datos sensibles: como los relacionados con la salud de la persona en cuanto a exámenes médicos ocupacionales.
  6. Especificaciones de productos y precios de nuestros clientes: como los precios de los productos y servicios ofrecidos por nuestros clientes, cantidad y características de los productos ofrecidos y vendidos.
  7. Tratamiento al cual son sometidos los datos personales. Este es el tratamiento que le damos a los datos personales proporcionados por usted:

Seguridad de la información. Restringimos el acceso a la información personal de nuestros clientes, usuarios, empleados y proveedores. Los empleados que necesitan conocer tal información para procesarla por nosotros están obligados a suscribir un acuerdo de confidencialidad y puedan ser sancionados o despedidos si no cumplen con las obligaciones allí establecidas.

Almacenamiento de los datos personales. Los datos personales de todos nuestros clientes, usuarios, empleados y proveedores se almacenarán en nuestras bases de datos y físicamente en carpetas que permanecen archivadas bajo llave. El servidor en donde reposan las bases de datos está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado por el personal del área técnica. Sólo personal autorizado puede acceder al archivador y al servidor, por lo tanto, todos los datos de los titulares están protegidos.

  1. Derechos de los titulares. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la empresa responsable del tratamiento de datos:
  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SIVAR S.A.S. como responsable y encargada del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SIVAR S.A.S. como responsable y encargada del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por SIVAR S.A.S. previa solicitud, respecto al uso que ha dado a los datos personales del titular;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás que la modifiquen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. Área ante la cual el titular puede ejercer sus derechos. SIVAR S.A.S. cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

Para peticiones, consultas, quejas y reclamos, o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de la información, podrá comunicarse con SIVAR S.A.S. al teléfono: (57) 3128039189 y al correo electrónico: info@sivargroup.com o a través de la página web http://www.sivargroup.com .

  1. Procedimiento para que los titulares puedan ejercer sus derechos. SIVAR S.A.S. garantiza el ejercicio de sus derechos a los titulares, así:
  1. SIVAR S.A.S. garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
  1. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales, SIVAR S.A.S. ha puesto a disposición de los titulares el teléfono: (57) 3128039189 y el correo electrónico: info@sivargroup.com .

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PARÁGRAFO: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SIVAR S.A.S.

  1. Periodo de vigencia de la base de datos. Los datos permanecerán almacenados en nuestra base de datos por un término indefinido y hasta que el titular de estos solicite que sean suprimidos, a no ser que por requerimientos legales tal información deba permanecer en las bases de datos de SIVAR S.A.S. por un periodo de tiempo determinado.
  1. Vigencia de la política de tratamiento de la información. La presente política rige a partir del veinte (20) de mayo dos mil veintidós (2022).